Glossaire complet du pré-état daté : 30 termes expliqués simplement

Vous avez reçu un pré-état daté et certains termes vous semblent obscurs. Ou vous vous apprêtez à vendre votre appartement en copropriété et vous souhaitez comprendre ce document avant de le transmettre à votre notaire. Dans les deux cas, vous vous heurtez au même problème : le vocabulaire juridique et comptable de la copropriété est dense, peu intuitif, et rarement expliqué de façon accessible.

Ce glossaire a été conçu pour y remédier. Il rassemble les 30 termes que nos équipes de juristes rencontrent le plus fréquemment dans les pré-états datés, classés par thématique pour faciliter la lecture. Chaque définition est formulée en langage courant, sans sacrifier la précision juridique qui fait la valeur de ce document.

Les acteurs de la copropriété

Syndicat des copropriétaires

C'est la personne morale qui regroupe l'ensemble des propriétaires d'un immeuble en copropriété. Le syndicat est automatiquement constitué dès qu'un immeuble est divisé en lots. Il est responsable de la gestion des parties communes, de la conservation de l'immeuble et de l'exécution des décisions prises en assemblée générale. C'est lui qui est créancier ou débiteur vis-à-vis des copropriétaires, et c'est sa situation financière que le pré-état daté décrit en grande partie.

Syndic de copropriété

Le syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Il peut être professionnel (une agence immobilière ou une société spécialisée) ou bénévole (un copropriétaire élu par ses pairs). Son rôle est d'administrer l'immeuble au quotidien : gestion des contrats d'entretien, tenue de la comptabilité, convocation des assemblées générales, exécution des travaux votés. C'est lui qui détient les données comptables nécessaires à l'établissement du pré-état daté, mais il n'est pas le seul à pouvoir le rédiger.

Conseil syndical

Instance élue par les copropriétaires en assemblée générale, le conseil syndical assiste et contrôle le syndic dans sa gestion. Il est composé de copropriétaires volontaires et ne perçoit aucune rémunération. Son avis est consultatif sauf dans les cas expressément prévus par la loi ou le règlement de copropriété. Il joue un rôle clé dans la qualité de la gouvernance d'une copropriété.

Copropriétaire vendeur

Dans le contexte du pré-état daté, le copropriétaire vendeur est la personne physique ou morale qui cède un ou plusieurs lots de copropriété. C'est lui qui est légalement responsable de la remise du pré-état daté à l'acheteur, que ce document soit établi par le syndic ou par un prestataire indépendant.

Acquéreur

L'acquéreur est la personne qui achète le lot de copropriété. Le pré-état daté a été créé pour le protéger : il lui permet de connaître la situation financière réelle de la copropriété avant de s'engager définitivement. C'est à compter de la remise effective du pré-état daté à l'acquéreur que le délai légal de rétractation de 10 jours commence à courir.

Les documents de la vente

Pré-état daté

Document juridique obligatoire remis à l'acquéreur lors de la signature du compromis ou de la promesse de vente d'un bien en copropriété. Il informe l'acheteur sur la situation financière du vendeur vis-à-vis du syndicat, sur la santé financière globale de la copropriété, sur les travaux votés et les appels de fonds à venir, et sur l'état des impayés. Il est encadré par la loi ALUR du 24 mars 2014 et précisé par la loi ELAN de 2018.

État daté

Ne pas confondre avec le pré-état daté. L'état daté est établi juste avant la signature de l'acte authentique de vente chez le notaire. Contrairement au pré-état daté, il est obligatoirement produit par le syndic moyennant un prix plafonné légalement à 380€ TTC. Il constitue le document financier définitif de la vente et permet au notaire de procéder à la liquidation des comptes entre le vendeur et le syndicat.

Fiche synthétique de copropriété

Document annexé au pré-état daté, la fiche synthétique rassemble les données essentielles de la copropriété : nombre de lots, quote-parts de charges, caractéristiques techniques de l'immeuble, informations sur le syndic. Elle est tenue à jour par le syndic et mise à disposition des copropriétaires sur l'espace client extranet. Sa lecture permet d'avoir rapidement une vision d'ensemble de la taille et de la composition de la copropriété.

Carnet d'entretien

Document obligatoire tenu par le syndic, le carnet d'entretien recense l'historique des travaux réalisés dans la copropriété, les contrats d'entretien en cours (ascenseur, chauffage, espaces verts) et les références des assurances. Il est annexé au pré-état daté et permet à l'acheteur d'évaluer l'état d'entretien général de l'immeuble et les contrats dont il va hériter en tant que nouveau copropriétaire.

Procès-verbal d'assemblée générale (PV d'AG)

Compte rendu officiel des décisions prises lors d'une assemblée générale de copropriétaires. Les PV des trois dernières années sont annexés au pré-état daté. Leur lecture est indispensable pour l'acheteur : ils révèlent les travaux votés, les tensions éventuelles entre copropriétaires, les décisions de changement de syndic, les procédures judiciaires en cours et les projets à venir.

Diagnostic technique global (DTG)

Audit complet de l'état technique d'un immeuble en copropriété, portant sur la structure, les équipements collectifs, les performances énergétiques et les travaux nécessaires à court et moyen terme. Lorsqu'il a été réalisé et adopté en assemblée générale, il est annexé au pré-état daté. Sa présence est un indicateur de bonne gouvernance ; son absence dans une copropriété ancienne peut signifier que l'état réel de l'immeuble n'a jamais été formellement évalué.

La comptabilité de la copropriété

Budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est le budget annuel voté en assemblée générale pour couvrir les dépenses de fonctionnement et d'entretien courantes de la copropriété : entretien des parties communes, contrats de maintenance, assurance, honoraires du syndic, consommations d'eau et d'énergie des parties communes. Il est réparti entre les copropriétaires au prorata de leurs tantièmes de charges générales, via des appels de fonds trimestriels.

Appel de fonds

Somme réclamée périodiquement par le syndic à chaque copropriétaire pour financer les dépenses de la copropriété. Il existe deux types d'appels de fonds : les appels de fonds sur budget prévisionnel (charges courantes, versés trimestriellement) et les appels de fonds exceptionnels (travaux votés hors budget prévisionnel). Le pré-état daté indique généralement les appels de fonds à venir, ce qui permet à l'acheteur d'anticiper ses dépenses futures.

Charges courantes

Dépenses récurrentes liées au fonctionnement et à l'entretien de la copropriété, couvertes par le budget prévisionnel. Elles comprennent notamment le nettoyage des parties communes, l'entretien de l'ascenseur, les primes d'assurance, les honoraires du syndic et les abonnements en énergie. Chaque copropriétaire y contribue proportionnellement à ses tantièmes.

Charges exceptionnelles

Dépenses qui n'entrent pas dans le budget prévisionnel, généralement liées à des travaux ou des dépenses particulières votés en assemblée générale (ravalement de façade, remplacement de la toiture, réfection des canalisations). Elles font l'objet d'appels de fonds spécifiques, avec des dates d'exigibilités spécifiques décidées par l'AG, distincts des appels trimestriels habituels. Le pré-état daté doit mentionner les charges exceptionnelles votées mais non encore réglées par le vendeur.

Régularisation annuelle de charges

Chaque année, après approbation des comptes en assemblée générale, le syndic calcule la différence entre les provisions appelées et les dépenses réellement engagées. Si les provisions ont été insuffisantes, un complément est réclamé aux copropriétaires. Si elles ont été trop élevées, un remboursement est effectué. Le pré-état daté mentionne les régularisations des deux derniers exercices, ce qui permet à l'acheteur de vérifier si les provisions sont correctement calibrées.

Solde de compte copropriétaire

Situation financière du vendeur vis-à-vis du syndicat des copropriétaires au moment de l'établissement du pré-état daté. Un solde débiteur signifie que le vendeur doit de l'argent à la copropriété ; un solde créditeur signifie que la copropriété lui en doit. Ce solde doit être apuré avant ou lors de la signature de l'acte authentique.

Fonds travaux ALUR

Épargne obligatoire constituée par toutes les copropriétés de plus de 10 lots, destinée à financer les travaux futurs. Alimenté par une cotisation annuelle minimale de 5 % du budget prévisionnel, ce fonds appartient au syndicat mais une quote-part est attachée à chaque lot. Lors d'une vente, la part du fonds travaux rattachée au lot vendu est mentionnée dans le pré-état daté. Contrairement aux charges, elle n'est pas remboursée au vendeur : elle reste attachée au lot et est transmise à l'acheteur.

Impayés de charges

Sommes dues par des copropriétaires au syndicat et non encore réglées. Le pré-état daté mentionne l'état global des impayés au sein de la copropriété, exprimé en valeur absolue ou en pourcentage du budget annuel. Un niveau d'impayés élevé fragilise la trésorerie du syndicat et peut entraîner des difficultés à financer les dépenses courantes ou les travaux votés.

Les quotes-parts et la répartition

Tantième

Unité de mesure exprimant la quote-part de chaque copropriétaire dans les parties communes et dans les charges de la copropriété. Les tantièmes sont fixés dans le règlement de copropriété et tiennent compte de la superficie, de la situation et de la consistance de chaque lot. Plus un lot a de tantièmes, plus son propriétaire contribue aux charges générales.

Quote-part

Fraction des charges ou des droits revenant à chaque copropriétaire, calculée en fonction de ses tantièmes. La quote-part détermine ce que chaque propriétaire paie pour les charges générales, mais aussi ce qu'il possède des parties communes. Dans le pré-état daté, la quote-part du lot vendu permet de calculer le montant des appels de fonds futurs qui incomberont à l'acheteur.

Lot de copropriété

Unité constituée d'une partie privative (l'appartement, le local commercial, la cave ou le parking) et d'une quote-part des parties communes. Chaque lot est identifié par un numéro dans le règlement de copropriété et dans l'état descriptif de division. Le pré-état daté est établi pour un ou plusieurs lots spécifiques, identifiés par leur numéro.

Parties communes

Parties de l'immeuble qui appartiennent à l'ensemble des copropriétaires et dont ils partagent l'usage et les charges d'entretien : hall d'entrée, escaliers, couloirs, toiture, façades, canalisations collectives, ascenseur. À distinguer des parties communes à jouissance privative, qui sont des parties communes dont l'usage exclusif est accordé à un copropriétaire particulier (terrasse, jardin privatif).

Les procédures et situations particulières

Mise en demeure

Acte par lequel le syndicat, généralement via le syndic, somme formellement un copropriétaire de régler ses dettes de charges dans un délai donné. La mise en demeure est la première étape d'une procédure de recouvrement. Sa mention dans les documents annexés au pré-état daté peut signaler un litige en cours impliquant le vendeur ou d'autres copropriétaires.

Procédure judiciaire en cours

Toute action en justice impliquant la copropriété — que ce soit contre un copropriétaire défaillant, contre un voisin, contre un prestataire ou contre le syndic — doit être mentionnée dans les documents mis à disposition de l'acquéreur. Une procédure judiciaire en cours peut avoir des conséquences financières significatives pour la copropriété, dont l'issue est par définition incertaine au moment de la vente.

Copropriété en difficulté

Qualification juridique applicable aux copropriétés présentant des dysfonctionnements graves : impayés massifs, dégradation du bâti, défaillance de la gouvernance. Différents régimes légaux d'intervention existent, allant de la simple désignation d'un mandataire ad hoc à la mise sous administration provisoire. Une copropriété en difficulté fait l'objet de mentions spécifiques dans le pré-état daté.

Plan pluriannuel de travaux (PPT)

Document obligatoire depuis 2023 pour les copropriétés de plus de 15 ans, le plan pluriannuel de travaux établit la liste des travaux nécessaires sur les dix prochaines années, assortis d'une estimation des coûts et d'un calendrier prévisionnel. Lorsqu'il a été adopté, il est annexé au pré-état daté. Sa lecture permet à l'acheteur d'anticiper les dépenses de travaux sur la durée.

Délai de rétractation

Droit accordé à l'acheteur de revenir sur son engagement dans un délai de 10 jours à compter de la remise du compromis de vente accompagné de l'ensemble des documents obligatoires, dont le pré-état daté. Pendant ce délai, l'acheteur peut se rétracter sans pénalité ni justification. Si le pré-état daté n'a pas été remis lors de la signature, le délai ne commence pas à courir, laissant l'acheteur dans une situation de rétractation potentielle indéfinie.

Loi ALUR

Loi pour l'Accès au Logement et un Urbanisme Rénové, promulguée le 24 mars 2014. C'est elle qui a rendu le pré-état daté obligatoire et qui a défini son contenu minimal. Elle a également instauré le fonds travaux obligatoire, renforcé les obligations d'information lors des ventes en copropriété et encadré les honoraires des syndics professionnels.

Loi ELAN

Loi portant Évolution du Logement, de l'Aménagement et du Numérique, promulguée en novembre 2018. Elle a précisé et complété les dispositions de la loi ALUR en matière de copropriété, notamment en ce qui concerne le contenu du pré-état daté et les conditions dans lesquelles il peut être établi par un prestataire indépendant.

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