Pré-état daté, DTG, carnet d'entretien, diagnostics techniques : qui fournit quoi, et quand ?

Lorsqu'un Notaire dresse la liste des documents nécessaires à la signature d'un compromis de vente en copropriété, de nombreux vendeurs se retrouvent face à une accumulation de sigles et de noms qui se ressemblent : pré-état daté, état daté, DTG, carnet d'entretien, diagnostics techniques, plan pluriannuel de travaux, projet de plan pluriannuel de travaux etc. Ces documents ont pourtant des objets, des auteurs et des calendriers de remise très différents, et les confondre peut conduire à transmettre un dossier incomplet à votre notaire, ou à répondre à côté lorsque votre acquéreur vous demande une pièce précise.

Cette confusion est d'autant plus compréhensible que certains de ces documents s'imbriquent : le carnet d'entretien et le DTG, par exemple, figurent parmi les annexes du pré-état daté lorsqu'ils existent, ce qui laisse penser qu'il s'agit d'un seul et même ensemble. En réalité, chacun répond à une obligation légale distincte, avec un auteur différent et un rôle propre dans le dossier de vente. Voici un état des lieux clair de qui fournit quoi, et à quel moment de la transaction chaque document doit être remis.

Le pré-état daté : une photographie financière de la copropriété et du lot

Le pré-état daté, créé par la loi ALUR de 2014, regroupe les informations financières et administratives relatives à la copropriété et au lot vendu. Il doit être remis au plus tard au moment de la signature du compromis de vente, et son absence a une conséquence directe : le délai de rétractation de dix jours dont dispose l'acquéreur ne commence à courir qu'à compter de la réception effective et complète du document.

Ce document répond à une question précise : quelle est la situation financière du vendeur vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, et quelles sommes l'acquéreur devra-t-il assumer une fois propriétaire ? Il détaille les charges courantes et exceptionnelles payées par le vendeur sur les deux derniers exercices, la quote-part du fonds travaux ALUR, les éventuels impayés de la copropriété, ainsi que les travaux déjà votés en assemblée générale qui généreront de futurs appels de fonds.

Contrairement à l'état daté, le pré-état daté n'a pas de forme légale imposée et surtout n'est soumis à aucune obligation de le confier au syndic. N'importe quel vendeur peut le réaliser lui-même à partir des documents disponibles sur son espace extranet, ou faire appel à un prestataire indépendant spécialisé. C'est d'ailleurs cette liberté qui explique pourquoi son tarif n'est pas plafonné par la loi, à la différence de l'état daté.

L'état daté : le document final, réservé au syndic, remis avant l'acte authentique

L'état daté intervient à un moment différent de la transaction et répond à un régime juridique distinct. Ce document, obligatoirement établi par le syndic de la copropriété, doit être transmis au notaire juste avant la signature de l'acte authentique de vente, généralement moins d'un mois avant cette date, afin de refléter une situation financière la plus proche possible du jour de la mutation.

À la différence du pré-état daté, l'état daté est plafonné réglementairement à 380 euros toutes taxes comprises depuis le décret du 21 février 2020, et sa rédaction relève d'un monopole légal du syndic professionnel : aucun prestataire indépendant, ni le vendeur lui-même, ne peut s'y substituer. C'est ce monopole qui explique la confusion fréquente entre les deux documents : de nombreux vendeurs pensent, à tort, que le pré-état daté doit également être obtenu exclusivement auprès du syndic, alors que seule sa version définitive et tardive, l'état daté, relève de cette obligation.

En résumé, le pré-état daté sécurise le compromis de vente et peut être établi par tout prestataire compétent, tandis que l'état daté sécurise l'acte authentique et ne peut être établi que par le syndic en exercice au moment de la vente.

Le carnet d'entretien : la mémoire technique de l'immeuble, pas de son financement

Le carnet d'entretien de l'immeuble répond à un objet totalement différent des deux documents financiers précédents. Institué par la loi SRU de 2000, ce document recense l'ensemble des informations techniques relatives à l'entretien du bâtiment : les travaux effectués depuis l'origine de la copropriété ou depuis sa dernière mise à jour, les contrats d'entretien en cours pour les équipements communs comme l'ascenseur ou la chaufferie collective, ainsi que les références des polices d'assurance souscrites par le syndicat des copropriétaires.

Sa vocation n'est pas de renseigner l'acquéreur sur les sommes dues ou à venir, mais de lui permettre d'évaluer l'état d'entretien réel du bâtiment dans lequel il envisage d'acquérir un lot. Un immeuble dont le carnet d'entretien fait apparaître des travaux de toiture récents et un contrat d'entretien d'ascenseur à jour rassure un acquéreur sur l'état général de la copropriété, indépendamment de sa situation financière.

Ce document est établi et mis à jour par le syndic dans le cadre de sa mission courante de gestion, et non à l'occasion spécifique d'une vente. Il doit néanmoins être tenu à la disposition de tout copropriétaire qui en fait la demande, notamment lorsqu'il constitue son dossier de vente, et figure parmi les annexes habituellement jointes au pré-état daté lorsqu'il est à jour.

Le DTG et le plan pluriannuel de travaux : une anticipation des travaux futurs

Le diagnostic technique global, ou DTG, va plus loin que le carnet d'entretien puisqu'il s'agit d'une évaluation technique complète de l'état général de l'immeuble, réalisée par un professionnel qualifié : état des parties communes et des équipements, estimation des travaux à prévoir sur les dix prochaines années, et évaluation de la performance énergétique de l'ensemble du bâtiment. Ce diagnostic n'est pas systématiquement obligatoire pour toutes les copropriétés, mais son adoption peut être imposée dans certaines circonstances, notamment lorsque le syndic engage une procédure d'immatriculation ou en cas de mise en demeure de réaliser des travaux.

Lorsqu'il a été réalisé et adopté par l'assemblée générale, le DTG doit être annexé au pré-état daté, au même titre que le plan pluriannuel de travaux qui en découle éventuellement. Sa présence dans le dossier de vente permet à l'acquéreur d'anticiper non seulement les charges courantes de la copropriété, mais également les investissements structurels à venir sur le bâtiment, information que ni le pré-état daté ni l'état daté ne peuvent fournir à eux seuls puisqu'ils se concentrent sur les aspects financiers déjà votés ou constatés, et non sur les projections techniques à moyen terme.

Contrairement au carnet d'entretien, qui est mis à jour en continu par le syndic, le DTG résulte d'une mission ponctuelle confiée à un prestataire technique extérieur, dont le coût est supporté par le syndicat des copropriétaires et non par le seul vendeur.

Les diagnostics techniques du lot : une obligation propre au bien vendu, indépendante de la copropriété

Enfin, les diagnostics techniques classiques, tels que le diagnostic de performance énergétique, le diagnostic amiante, le constat de risque d'exposition au plomb ou l'état de l'installation électrique, ne concernent pas la copropriété dans son ensemble mais le lot privatif vendu lui-même. Ces diagnostics sont réunis dans le dossier de diagnostic technique, à la charge exclusive du vendeur, qui doit faire appel à un diagnostiqueur certifié pour les faire réaliser avant la signature du compromis de vente.

Ce dossier de diagnostic technique est totalement indépendant du pré-état daté et de l'état daté : il ne dépend ni du syndic, ni de la situation financière de la copropriété, mais uniquement des caractéristiques propres du lot vendu, comme son année de construction ou la nature de son installation électrique. Certains de ces diagnostics peuvent néanmoins recouper des informations présentes dans le DTG lorsque ce dernier a été réalisé pour l'ensemble de l'immeuble, notamment sur le volet énergétique des parties communes, mais les deux démarches restent juridiquement distinctes et ne se substituent jamais l'une à l'autre.

Un tableau récapitulatif pour s'y retrouver

Pour résumer ces différents documents, le pré-état daté porte sur la situation financière du lot et de la copropriété au moment du compromis, et peut être établi par le vendeur lui-même ou par un prestataire indépendant. L'état daté porte sur la situation financière définitive au moment de l'acte authentique, et relève exclusivement du syndic en exercice.

Le carnet d'entretien porte sur l'historique technique de l'entretien du bâtiment, et est mis à jour en continu par le syndic. Le DTG porte sur l'état technique global et les travaux à prévoir sur dix ans, et résulte d'une mission ponctuelle confiée à un prestataire technique par le syndicat des copropriétaires. Enfin, les diagnostics techniques du lot portent sur les caractéristiques propres au bien vendu, et sont réalisés par un diagnostiqueur certifié à la charge du vendeur.

Cette distinction est loin d'être anecdotique au moment de préparer un dossier de vente : un notaire qui réclame un pré-état daté attend un document financier sur les charges et les travaux votés, tandis qu'un acquéreur qui demande le carnet d'entretien ou le DTG cherche à évaluer l'état technique réel du bâtiment. Répondre à côté, en transmettant par exemple uniquement des diagnostics du lot alors que le pré-état daté financier fait défaut, expose à un dossier incomplet et donc à un risque de retard sur le délai de rétractation de l'acquéreur.

Un dossier de vente complet repose sur la bonne articulation de ces documents

Vendre un lot en copropriété implique donc de réunir des documents aux logiques très différentes : certains relèvent de la situation financière du vendeur, d'autres de la situation technique de l'immeuble, d'autres encore des caractéristiques propres du bien vendu.

Confondre ces documents, ou penser qu'un seul d'entre eux suffit à couvrir l'ensemble des obligations légales, est l'une des principales sources de retard constatées lors de la préparation d'un compromis de vente en copropriété. Bien identifier qui doit fournir quoi, et à quel moment de la transaction chaque pièce doit être transmise, permet d'éviter ces retards et de sécuriser le calendrier de signature dès la mise en vente du bien.

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