Parmi les principaux reproches que l'on peut entendre de la part de copropriétaires à l'égard de leur syndic figurent généralement un manque de réactivité, des difficultés de communication, impossibilité de joindre ou d'avoir une réponse de son syndic, des travaux non lancés ou non suivis. Des difficultés qui peuvent être passagères ou plus chroniques pour le syndic, mais qui peuvent nécessiter d'envisager un changement de syndic pour permettre à sa copropriété d'avancer sereinement. Heureusement, il existe de nombreux cabinets professionnels tout à fait sérieux et fiables.
Comment faire pour changer concrètement de syndic ?
La première chose à faire est avant tout de se concerter entre copropriétaires. Prenez le temps de faire le tour de vos voisins et concertez vous: si vous êtes seul à souhaiter un changement de syndic, vous aurez alors le plus grand mal à y parvenir. Rappelons en effet qu'il sera nécessaire d'obtenir une majorité renforcée dite de l'article 25.
Une fois que vous êtes majoritairement décidés à changer de syndic, sollicitez 2/3 cabinets autour de votre copropriété afin d'obtenir une proposition de gestion par le biais d'une proposition de contrat. Ce contrat devra naturellement respecter le contrat type prévu par la loi ALUR. Il est généralement nécessaire (et recommandé) d'accueillir les candidats afin de leur présenter l'immeuble et permettre de mieux appréhender le travail qui sera nécessaire pour une bonne gestion de la copropriété.
Prenez le temps de comparer les propositions en tenant compte tout particulièrement des éléments suivants:
- montant forfaitaire des honoraires de base annuels
- montant du taux horaire pratiqué
- montant de la mise en demeure
- montant de l'état daté
- plage horaire de l'accueil client et des assemblées générales
- nombre de visites prévues au contrat
Mais attention: le prix ne fait pas tout. Gardez à l'esprit qu'un mauvais gestionnaire peu onéreux risque in fine de coûter bien plus cher qu'un professionnel compétent et efficace, même si ses honoraires ne sont pas les plus bas.
Transmettre la proposition retenue au syndic actuel
Une fois le futur syndic choisi par les copropriétaires (nous déconseillons fortement de présenter plusieurs contrats en AG, avec un risque d'éparpillement des voix, et d'impossibilité d'atteindre la majorité nécessaire en séance), il vous faut adresser par courrier RAR le projet de contrat de syndic du futur syndic à votre syndic actuel, en demandant une inscription du point de changement de syndic à l'ordre du jour de la prochaine AG. Important: joignez bien le projet de contrat à votre courrier.
Il ne vous restera plus qu'à voter pour votre nouveau syndic lors de l'Assemblée générale. Le syndic en place ayant l'obligation réglementairement de tenir l'intégralité de l'assemblée générale tout à fait normalement: son mandat prend en principe fin à minuit. Il dispose alors d'un délai d'un mois pour transmettre les éléments comptables et de gestion au nouveau syndic, que ce soit par papier ou par voie dématérialisée. L'ancien syndic est également tenu d'informer l'établissement bancaire détenant le compte de la copropriété du changement de syndic et de la perte de mandat, mais également de déclarer la fin de mandat ainsi que le changement de gestionnaire sur le Registre national des copropriétés.
ATTENTION: Nous insistons sur la nécessité de bien présenter un contrat de syndic concurrent si vous souhaitez voter contre le mandat de votre syndic actuel. En cas contraire, en rejetant le mandat de votre syndic actuel, sans autre syndic présenté en concurrence lors de votre assemblée générale, vous risquez de vous retrouver sans syndic et ainsi placé d'office en administration judiciaire...une situation peu enviable pour votre copropriété.
Nos conseils: Nous vous recommandons de veiller à ce que l'ancien syndic communique bien en fin de séance la feuille de présence au nouveau syndic. N'hésitez pas également à faciliter la tâche au nouveau syndic en récupérant sur votre espace client tous les documents fondamentaux de votre copropriété (fiche synthétique, règlement de copropriété, carnet d'entretien etc), et en les transmettant à votre nouveau syndic. Enfin, sauf naturellement en cas d'irrégularité flagrante, nous vous recommandons d'approuver les comptes présentés par l'ancien syndic, afin de faciliter là encore la tâche délicate de reprise comptable du nouveau syndic, et éviter ainsi également des frais de reprise comptable sur exercices antérieurs.
Besoin d'aide pour changer de syndic ? Consultation et comparaison des offres de syndic, rédaction du courrier à l'attention de votre syndic actuel ainsi que de la résolution à présenter en AG, accompagnement durant la phase de transition... n'hésitez pas à vous rapprocher de nos équipes Copro-Assistance qui seront ravies de vous accompagner afin de vous permettre le meilleur démarrage possible avec votre nouveau syndic professionnel.
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