Obtenir un pré-état daté quand le syndic est injoignable ou défaillant : quelles solutions ?

Vendre un bien en copropriété suppose de rassembler plusieurs documents essentiels : règlement de copropriété, PV d’assemblée générale, carnet d’entretien, fiche synthétique…Mais un dossier de vente ne peut pas être complet sans le fameux pré-état daté, exigé par la loi ALUR. Ce document, censé être transmis par le syndic, détaille la situation financière du lot et du syndicat des copropriétaires.

Problème : dans certaines copropriétés, le syndic tarde à répondre, ne communique pas les données, voire se trouve en carence totale. Résultat : la vente se bloque, le notaire ne peut pas finaliser le compromis et l’acheteur s’impatiente.

Que faire quand le syndic est injoignable, défaillant ou en fin de mandat ? Peut-on malgré tout obtenir un pré-état daté conforme ? Découvrons les solutions concrètes pour débloquer la situation rapidement et légalement.

1. Le pré-état daté : un passage obligé pour vendre en copropriété

Le pré-état daté est un document que le vendeur doit remettre à l’acheteur avant la signature de la promesse de vente.Il comprend toutes les informations relatives :

• aux charges courantes du vendeur ;

• aux dépenses exceptionnelles votées ;

• aux impayés éventuels ;

• au fonds de travaux ALUR ;

• aux procédures judiciaires en cours ;

• et aux coordonnées du syndic et de la copropriété.

Ces éléments permettent à l’acquéreur d’évaluer la solidité financière du bien qu’il s’apprête à acheter. En l’absence de ce document, aucun notaire sérieux n’acceptera de signer.

Autrement dit, sans pré-état daté, la vente est juridiquement bloquée.

C’est pourquoi l’inertie d’un syndic peut rapidement devenir un véritable cauchemar pour le vendeur.

2. Pourquoi certains syndics sont-ils injoignables ?

Si heureusement dans la majorité des cas le syndic est disponible et joignable, il existe plusieurs situations dans lesquelles le syndic ne répond plus ou ne peut plus remplir ses obligations :

🔹 a) Fin de mandat ou non-renouvellement

Le mandat du syndic arrive à échéance et l’assemblée générale n’a pas encore désigné de successeur.

Pendant cette période de flottement, aucune personne n’a officiellement autorité pour délivrer les documents de la copropriété. Il existe alors des solutions offertes aux copropriétaires pour rétablir la situation y compris en demandant la désignation d'un administrateur judiciaire dont la mission constitue alors à convoquer une Assemblée générale de nomination d'un nouveau syndic.

🔹 b) Syndic en liquidation judiciaire

Certains syndics professionnels cessent brutalement leur activité. Les archives sont parfois bloquées, les comptes gelés et les copropriétaires laissés sans interlocuteur. Une action rapide est alors à envisager notamment pour inscrire les créances du syndicat et pouvoir les opposer en cas de procédure collective.

🔹 c) Syndic bénévole démissionnaire ou absent

Dans les petites copropriétés, le syndic bénévole peut tomber malade, déménager ou tout simplement ne plus répondre aux sollicitations. Sans relève immédiate, la gestion s’interrompt.

🔹 d) Manque de réactivité ou surcharge

Dans d’autres cas, le syndic existe bel et bien mais ne traite pas la demande, faute de temps ou de priorité.

Certaines études notariales attendent plus de six semaines une simple transmission de données.

3. Les conséquences d’un syndic injoignable sur la vente

Un syndic silencieux, c’est une vente à l’arrêt.

Sans pré-état daté, impossible de finaliser le compromis. Le vendeur risque :

• la perte de son acquéreur ;

• la suspension du délai de vente ;

• et, dans les cas extrêmes, la résolution du compromis si la condition suspensive d’obtention du document n’est pas remplie.

De plus, un syndic défaillant nuit à la valeur du bien : un acheteur informé peut demander une baisse du prix en raison du risque de gestion future.

4. Le vendeur peut-il établir lui-même le pré-état daté ?

Oui, dans certaines conditions.

La loi n’impose aucun monopole au syndic pour la réalisation du pré-état daté (contrairement à l'état daté). C’est donc le vendeur qui en est juridiquement responsable. Il peut :

• le rédiger lui-même, s’il dispose des documents nécessaires ;

• ou mandater un prestataire externe (comme Copro-Assistance) pour le réaliser à sa place.

Cette option est particulièrement utile lorsque le syndic est inactif ou introuvable.

Toutefois, pour que le document soit accepté par le notaire, il doit respecter le décret du 17 août 2016 et contenir toutes les mentions obligatoires.

Mieux vaut donc s’appuyer sur un professionnel aguerri à la réglementation de la copropriété.

5. Comment rassembler les informations sans l’aide du syndic ?

Même si le syndic ne coopère pas, le vendeur peut souvent retrouver les éléments essentiels :

✅ a) Les appels de fonds et relevés de charges

Chaque copropriétaire reçoit ces documents trimestriellement. Ils permettent de calculer :

• le montant des charges courantes ;

• les dépenses exceptionnelles votées ;

• et les éventuels règlements en attente.

✅ b) Les procès-verbaux d’assemblée générale

Ces PV contiennent les décisions sur les travaux, les budgets votés et les procédures éventuelles. Ils peuvent être extraits du registre des assemblées tenu par le conseil syndical.

✅ c) Le relevé du fonds de travaux

L’information figure sur les appels de charges annuels. À défaut, la dernière feuille d’approbation des comptes mentionne le solde disponible.

✅ d) La fiche synthétique de la copropriété

Ce document récapitule l’adresse du syndic, le nombre de lots, l’immatriculation et le nom du président du conseil syndical. S’il n’est plus à jour, il reste un bon point de départ.

✅ e) Les informations issues du registre national des copropriétés

Le registre national d’immatriculation (RNIC) permet de consulter gratuitement la fiche d’identité de la copropriété sur registre-coproprietes.gouv.fr.

On y trouve le numéro d’immatriculation, les coordonnées du dernier syndic et certaines données financières globales.

Ces documents sont obligatoirement et gratuitement mis à disposition des copropriétaires par le syndic de copropriété conformément à un décret de 2019.

6. Faire appel à un prestataire externe : la solution la plus rapide

Des entreprises spécialisées comme Copro-Assistance ont été créées précisément pour répondre à ce genre de situations.

Leur rôle est de constituer le pré-état daté à partir des pièces disponibles, même sans l’intervention du syndic.

🔸 a) Comment cela fonctionne-t-il ?

1. Le vendeur transmet les documents en sa possession : derniers appels de fonds, PV d’AG, fiche synthétique, etc.

2. Le prestataire reconstitue la situation comptable, juridique et administrative du lot.

3. Le dossier est vérifié manuellement par un spécialiste de la copropriété.

4. Le pré-état daté est livré en 24 h à 48 h, prêt à être remis au notaire.

🔸 b) Les avantages

• Rapidité : pas d’attente interminable du syndic.

• Conformité légale : le document respecte la structure exigée par le décret.

• Fiabilité : chaque donnée est contrôlée par un expert.

• Traçabilité : tout est archivé et certifié pour prouver la bonne foi du vendeur.

🔸 c) Sécurité juridique

Les prestataires comme Copro-Assistance disposent d’une assurance responsabilité civile professionnelle.

Ainsi, en cas d’erreur avérée dans le document, le vendeur est protégé et ne risque pas d’être mis en cause personnellement.

7. Que faire si le syndic est en procédure collective ?

Si le syndic a été placé en liquidation judiciaire, plusieurs solutions existent :

✅ a) Contacter le mandataire judiciaire

Le tribunal désigne un mandataire ou liquidateur, chargé de gérer les affaires en cours. Ce dernier détient souvent les archives nécessaires pour reconstituer les comptes.

✅ b) Saisir le conseil syndical

Les membres du conseil syndical peuvent avoir copie des documents : budgets, PV d’assemblées, relevés bancaires. Ils constituent une ressource précieuse pour finaliser le dossier de vente.

✅ c) Désigner un syndic provisoire

En cas d’absence prolongée, les copropriétaires peuvent se réunir pour nommer un syndic provisoire via une assemblée générale exceptionnelle. Celui-ci aura pouvoir de régulariser la situation et de fournir le document manquant.

8. Recours légaux en cas de carence du syndic

Lorsque le syndic refuse ou néglige de délivrer les documents nécessaires, plusieurs recours sont possibles :

⚖️ a) Mise en demeure

Le vendeur peut envoyer une mise en demeure par courrier recommandé au syndic, avec copie au conseil syndical. Ce courrier doit rappeler :

• la date de la demande ;

• la base légale (loi n° 65-557 du 10 juillet 1965) ;

• et les conséquences financières en cas de retard.

Cette étape suffit souvent à débloquer la situation.

⚖️ b) Référé devant le tribunal judiciaire

Si le syndic persiste dans son inaction, le vendeur peut saisir le juge des référés pour le contraindre à délivrer les documents sous astreinte. Cette procédure est rapide, mais elle suppose que la vente soit bloquée depuis plusieurs semaines.

⚖️ c) Responsabilité civile du syndic

En cas de préjudice prouvé (vente annulée, perte financière, indemnité versée à l’acheteur), le vendeur peut engager la responsabilité civile du syndic pour faute dans l’exécution de son mandat. Les assureurs couvrent généralement ce type de sinistre.

9. Les erreurs à éviter quand le syndic ne répond plus

1. Attendre passivement : le temps joue contre le vendeur, surtout si la promesse est déjà signée.

2. Transmettre un document incomplet : le notaire refusera de signer et la crédibilité du vendeur sera compromise.

3. Inventer des chiffres : une erreur volontaire est assimilée à une fraude et engage la responsabilité du vendeur.

4. Ignorer les mises à jour : si une AG a eu lieu récemment, ses décisions doivent être intégrées.

5. Négliger le contrôle final : un œil expert reste indispensable avant transmission au notaire.

10. Exemple concret : vente bloquée par un syndic injoignable

Madame R. souhaite vendre son appartement dans une copropriété de 12 lots. Le syndic bénévole, démissionnaire depuis trois mois, ne répond plus. Le notaire refuse de signer sans pré-état daté.

Madame R. contacte Copro-Assistance :

• elle transmet ses derniers appels de fonds, le procès-verbal d’AG, et une photo du tableau d’affichage de l’immeuble mentionnant les coordonnées du syndic sortant ;

• 24 heures plus tard, elle reçoit un pré-état daté complet et conforme, validé par un expert ;

• la vente peut se conclure dans les délais prévus.

Cette situation, fréquente, montre qu’il est possible de sécuriser une transaction même sans syndic actif, à condition d’être accompagné par un professionnel compétent.

11. Bonnes pratiques pour anticiper la carence d’un syndic

1. Demander régulièrement les documents comptables même en dehors d’une vente.

2. Conserver toutes les versions numériques (PV, relevés, appels de fonds) sur un cloud personnel.

3. Maintenir un contact direct avec le conseil syndical : c’est souvent la source d’information la plus fiable.

4. Vérifier la date d’échéance du mandat du syndic avant de mettre le bien en vente.

5. Prévoir une solution alternative dès les premiers signes de carence (prestataire externe, syndic provisoire).

Anticiper, c’est éviter l’urgence et garantir une transaction fluide.

12. Pourquoi Copro-Assistance est la meilleure solution en cas de syndic injoignable

Copro-Assistance s’est spécialisée dans la réalisation express et conforme des pré-états datés, même lorsque le syndic ne répond plus. Notre équipe :

• analyse vos documents existants,

• reconstitue les informations manquantes,

• et rédige un pré-état daté conforme au décret de 2016, vérifié par un juriste.

Chaque dossier bénéficie d’un double contrôle qualité et d’une garantie de conformité. Le tout, livré en 24 heures, sans déplacement ni attente.

Que votre syndic soit injoignable, défaillant ou en liquidation, nous assurons la continuité du service et la sécurité juridique de votre vente.

À retenir

Un syndic injoignable ne doit jamais bloquer une vente. Le vendeur reste légalement responsable du pré-état daté, mais il dispose de plusieurs solutions pour agir : collecte personnelle des documents, recours au conseil syndical, désignation d’un syndic provisoire ou appel à un prestataire professionnel.

Grâce à des services spécialisés comme Copro-Assistance, il est désormais possible d’obtenir un pré-état daté complet, vérifié et juridiquement solide, même sans l’aide du syndic. La clé : ne pas attendre, anticiper et s’entourer d’experts fiables.

Besoin d’un pré-état daté malgré un syndic injoignable ?

Copro-Assistance s’occupe de tout !Nos experts reconstituent votre dossier, vérifient la conformité légale et livrent votre pré-état daté en 24 h, prêt à remettre au notaire. Un service rapide, transparent et sécurisé.

👉 Obtenez votre pré-état daté dès maintenant sur Copro-Assistance.fr