Attendu depuis des années par les professionnels de la copropriété et mis en place en urgence dans le cadre la crise sanitaire du COVID19 afin de permettre aux copropriétés de continuer une vie normale et la tenue de leurs Assemblées générales sans réunion présentielle, le Vote par correspondance est aujourd'hui de plus en plus utilisé. Longtemps source de nombreuses difficultés pratiques et notamment d'interprétation dans le silence des textes législatifs/réglementaires, son régime juridique est désormais plus clair.
Instauration du Vote par correspondance
Rappelons avant tout que la loi ELAN du 23 novembre 2018 a été la première à prévoir la création du formulaire de vote par correspondance (VPC) avant la tenue des assemblées générales, en instaurant son principe à travers l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965. Il aura en revanche fallu attendre le décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pour voir les modalités concrètes de mise en œuvre décrites et clarifiées pour que les syndics puissent l'utiliser. Un arrêté à la même date est également venu lever les doutes quant au contour et à la forme ou encore à la composition du formulaire de vote. Un formulaire aujourd'hui très encadre: aucune mention existante et prévue au décret ne peut être supprimée par le syndic de copropriété.
VPC et pouvoir: quelle différence ?
Jusqu'à l'instauration du vote par correspondance, le pouvoir était le seul moyen pour un copropriétaire indisponible à la date de l'Assemblée générale de permettre à sa voix de compter.
La différence est nette:
Le pouvoir est un mandat à travers lequel un copropriétaire mandant donne son pouvoir, comme son nom l'indique, à un copropriétaire mandataire pour le représenter au jour de l'Assemblée générale afin de voter en son nom. Le pouvoir peut être "en blanc" donc sans aucune consigne de vote, adressé à un copropriétaire désigné, ou encore au Président de séance, ou tout simplement adressé au syndic sans mention du mandataire qui sera alors choisi en séance. Il peut prévoir des consignes de vote, mais celles-ci ne sont pas contraignantes pour le mandataire qui ne peut voir sa responsabilité engagée ou invalider le vote du mandant en cas de non respect de la consigne donnée. Voir à ce sujet la jurisprudence foisonnante...
Le Vote par correspondance lui est un formulaire complété pour chaque résolution soumise aux voix dans le cadre de l'ordre du jour notifié aux copropriétaires à travers la convocation d'AG. Il vise à permettre à un copropriétaire absent eu jour de l'Assemblée générale de se prononcer et voter de manière certaine sur chaque résolution, sans que le sens de son vote ne puisse être modifié par la suite (sauf à renvoyer un nouveau formulaire "annule et remplace" dans le délai légal prévu avant l'Assemblée générale. Autrement dit, un vote par correspondance enregistre le sens du vote du copropriétaire pour chaque vote (pour/contre/abstention), et personne ne représente le copropriétaire concerné en séance contrairement au pouvoir.
Les règles applicables au formulaire de vote par correspondance
Afin de pouvoir voter à l'aide d'un formulaire de vote par correspondance, le copropriétaire doit utiliser, remplir et signer le formulaire joint par le syndic à la convocation d'Assemblée générale (art. 9 du décret de 1967). Ce formulaire peut être adapté et complété mais aucune de ses mentions ne peut être supprimée (art. 1er de l'arrêté du 2 juillet 2020).
Afin de garantir sa prise en compte lors de l'assemblée générale, ce formulaire de vote par correspondance doit être réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de tenue de l'Assemblée générale. Il peut être transmis par courrier électronique à l'adresse email fournie par le syndic, auquel cas il est présumé réceptionné à la date de l'envoi (art. 9 bis du décret de 1967).
Pour chaque résolution, le formulaire propose une case pour/ contre/ abstention qui doit être cochée. Attention, si le sens de la résolution est modifié en séance, le votant sera automatiquement assimilable à un copropriétaire "défaillant" pour la résolution concernée conformément à l'article 17-1 A de la loi de 1965, et devra figurer comme tel au Procès-verbal.
La feuille de présence mentionne impérativement et de manière distincte des copropriétaires présents en séance ceux ayant voté par correspondance, ainsi que la date de réception du formulaire par le syndic, conformément aux dispositions de l'article 14 du décret du 17 mars 1967.
Le dépouillement des formulaires de vote peut être fait librement par le syndic, avec ou sans présence des membres du Conseil syndical. Il est néanmoins conseillé en cas de litiges ou de difficultés au sein de la copropriété de prévoir un dépouillement en présence du Conseil syndical, et éventuellement même d'en transmettre copie. Le syndic conserve par ailleurs la copie des formulaires reçus et pris en compte pour l'Assemblée générale, et les annexe à la feuille de présence.
Attention enfin, l'Assemblée générale ne peut se tenir intégralement en vote par correspondance: il est nécessaire et obligatoire de tenir une séance physique, le vote par correspondance n'étant dans le régime actuel qu'une option facultative complémentaire visant à favoriser la participation en Assemblée.
Les difficultés pratiques
Un copropriétaire ne coche aucun choix sur une résolution : Dans ce cas, le copropriétaire est considéré comme étant défaillant (et non abstentionniste), et doit figurer comme tel pour la résolution concernée sur le Procès-verbal
Comment faire en cas de choix de prestataire à faire en AG entre plusieurs entreprises ? Dans le cas où des travaux sont à voter ou un contrat à souscrire, et qu'il existe un choix à faire en séance entre plusieurs devis, alors la convocation (donc le formulaire de vote) doit comporter autant de résolutions que de devis présentés, de manière à toujours permettre au copropriétaire votant de pouvoir choisir de voter "pour/contre/abstention" sans autre mention ou précision à apporter.
Une résolution n'obtient pas la majorité requise mais peut être revotée immédiatement à l'aide d'un second vote en majorité dite "passerelle" ? Il s'agit par exemple du cas où la majorité de l'article 25-1 n'est pas acquise, mais au moins 1/3 des copropriétaires vote favorablement, permettant immédiatement un second vote à la majorité simple. En pareil cas, il n'est pas possible de reporter simplement le vote initial sur le second vote de la résolution. En effet, il s'agit juridiquement non pas d'un abaissement de majorité mais d'un véritable second vote bien distinct. Aussi, le formulaire de vote doit prévoir systématiquement une case pour le premier et second vote éventuel. A défaut, le copropriétaire concerné est considéré comme étant défaillant.
Un copropriétaire ayant voté par correspondance peut-il venir en Assemblée générale ?
Un copropriétaire ayant envoyé un formulaire de vote est tout à fait libre de se présenter et participer valablement à l'Assemblée générale. En pareil cas, la présence du copropriétaire prime et le formulaire n'est pas pris en compte. Il peut ainsi voter tout à fait normalement en Assemblée générale.
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