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Convocation de l’assemblée générale des copropriétaires: quelle réglementation ?

Dernière mise à jour : 11 sept. 2023

Vous avez un doute et ne savez plus la réglementation qui s'applique en matière de délai de convocation d'assemblée générale de copropriété ? Nous faisons pour vous un point détaillé.


L'assemblée générale, événement crucial dans la vie d'une copropriété, doit être convoquée a minima une fois par an (on parle alors d'assemblée générale ordinaire), mais il peut y avoir autant d'assemblées générales spéciales (ou extraordinaires) que nécessaire. Rappelons ici que tout copropriétaire peut demander la tenue à ses frais d'une assemblée générale spéciale au syndic, par courrier recommandé, et en fournissant l'ordre du jour souhaité. Dans ce cas, le syndic ne peut pas ajouter, sauf cas particuliers, d'autres points à l'ordre du jour. Mais il est également très fréquent que ce soit le syndic lui-même qui soit contraint de convoquer des assemblées générales spéciales, soit à la demande des copropriétaires pour discuter de points spécifiques ne pouvant attendre la prochaine assemblée générale ordinaire, soit pour voter des dépenses importantes non prévues, qui ne peuvent pas non plus attendre la prochaine assemblée générale ordinaire (et qui dans certains cas peuvent revêtir un caractère d'urgence).


Quel délai respecter ?


Le principe général prévoit que la convocation doit être adressée par courrier recommandé dans un délai minimal de 21 jours calendaires à compter du lendemain de la première présentation auprès de tous les copropriétaires. Ce délai s'applique aussi bien au syndic professionnel, qu'au syndic bénévole, mais également au Président du Conseil syndical convoquant en cas de défaillance du syndic ou à l'administrateur provisoire éventuel (article 64-9 du décret de 1967)


Attention, les services postaux limitent fréquemment le nombre de recommandés pouvant être distribués sur une même tournée par un même facteur. Autrement dit, il est fréquent que tous les copropriétaires d’un bâtiment ne reçoivent pas tous leur convocation le même jour. Ainsi à titre d'exemple, si une partie des résidents d'une copropriété reçoit la convocation le vendredi, une autre partie le samedi et une dernière partie le lundi, alors le délai de 21 jours commence à courir seulement à partir du mardi.


Une situation particulière est celle de l'urgence, à condition qu'elle soit bien caractérisée et véritable, ne constituant pas une simple convenance. En effet, en cas d’urgence, le délai de convocation peut être raccourci (art. 9 du décret de 1967), mais doit alors respecter un délai dit “raisonnable” apprécié par le syndic selon les textes en vigueur (il n'existe pas de délai minimal prévu par les textes, mais il faut évidemment permettre à chacun d'être informé suffisamment tôt de la tenue de l'AG spéciale urgente). Attention néanmoins avec cette notion floue non définie précisément en droit et interprétée dès lors souverainement par les juges du fond en cas de litige. Ce type de situation peut en effet conduire plus facilement à une contestation ou une annulation et donc à une insécurité juridique si le caractère urgent n’est pas suffisamment étayé. Précisons ici que la charge de la preuve du caractère d'urgence repose sur le syndic selon la jurisprudence constante (CA Paris, 23e ch, 7 mars 1997). Nous recommandons donc de manier le caractère d'urgence avec précaution.


Important: En cas de convocation d’une assemblée générale dite urgente, il est impératif de ne faire figurer à l’ordre du jour que des points affectés par un caractère d’urgence incontestable. Selon la jurisprudence actuelle, si un autre point non urgent figure à l’ordre du jour, l’assemblée générale doit dans ce cas respecter le délai réglementaire de 21 jours (CA Paris, 10 mai 1991). Enfin, il est à noter que le critère de l'urgence est apprécié collectivement et ne peut concerner qu'un seul copropriétaire (CA Paris, 23e ch., 15.4.1992, époux Galdin c/synd. du 1, rue de la Banque), en revanche l'urgence peut valablement être justifiée...par la simple proximité des vacances par exemple (Cass, 3e civ, 12 juin 1991). Il s'agit donc bien d'un ensemble de circonstances qui doivent permettre au syndic d'apprécier l'urgence d'une Assemblée générale, sans jamais toutefois priver les copropriétaires d'un délai de réflexion suffisant ou de leur faculté à participer à cette assemblée.


Sous quelle forme convoquer ?


Le droit français retient trois modes de notification de la convocation de l'Assemblée générale des copropriétaires et de son ordre du jour (article 64 du décret de 1967).


Le premier mode (le plus courant), est l'envoi par courrier recommandé avec accusé de réception effectué par voie postale. Le syndic est tenu de conserves les preuves de délivrance et/ou de notification des envois, grâce aux bordereaux de recommandés ou aux retours des enveloppes non distribuées demeurées intactes et fermées avec la preuve de non distribution cachetée par La Poste.


Il est également possible d’envisager une distribution des convocations contre récépissé ou émargement. Ce type de distribution des convocations est généralement réalisé par un gardien d’immeuble ou un résident, et nécessite impérativement d'être faite auprès du seul copropriétaire convoqué (et non un tiers ou un proche du copropriétaire) contre signature d’un bordereau daté par ses soins. Toute convocation non remise en main propre contre émargement doit alors être adressée par courrier recommandé selon la forme habituelle, et en respectant impérativement ce même délai de 21 jours pour éviter toute contestation ultérieure de l'Assemblée générale. Ainsi, une simple tentative de remise en main propre ne fait courir aucun délai légal.

Si cette formule peut séduire en raison des économies de frais postaux qu’elle permet, elle nécessite un délai bien plus important dont il faut bien tenir compte dès le départ afin d’éviter de se retrouver coincé hors délai légal, donc de devoir fixer une nouvelle date et re-convoquer ultérieurement.


Enfin, la dernière méthode admise pour la convocation de l'Assemblée générale est l'envoi de recommandés électroniques, prévue depuis juillet 2020 par l'article 64-2 du décret du 17 mars 1967. On parle alors d'envoi en lettre recommandée électronique (LRE).


Ce type de notification est encadré par l'article 64-3 du même décret et nécessite un accord spécifique volontaire et préalable du copropriétaire, manifesté soit au cours de l’assemblée générale (accord devant alors figurer au procès-verbal) soit part tout moyen en dehors de l’assemblée générale (écrit, espace client syndic etc), à condition de permettre d’établir précisément la date de sa réception. Naturellement, le copropriétaire ayant donné son accord pour l’envoi de recommandés électroniques peut changer d’avis à tout moment (le retrait de l’accord prend alors effet 8 jours après réception de la désinscription à ce service par le syndic conformément à l’article 64-4 du décret de 1967).

Une fois l'accord notifié au syndic, le premier envoi d’un courrier en recommandé électronique ne peut alors intervenir avant un délai de 15 jours suivant notification de l’accord au syndic. Chaque envoi doit être réalisé par un prestataire spécialisé, adressant un avis électronique au destinataire indiquant l’identité de l’expéditeur et l’objet de l’envoi, et contenant un lien de téléchargement sécurisé nécessitant une authentification. Après 48 heures sans téléchargement, un rappel doit être adressé (sans influence sur les délais légaux puisque ceux-ci débutent tout à fait classiquement au lendemain de la première notification électronique). L’ensemble de l’historique d’envoi et de téléchargement doit être conservé au moins un an par le prestataire concerné (article 64-5, article 64-6 et article 64-7)


Précisons ici que le recommandé électronique entraîne un coût de distribution au même titre qu'un envoi en recommandé papier classique, lié aux frais du prestataire de distribution des recommandés électroniques.


A qui et à quelle adresse envoyer les convocations ?


Une question qui peut sembler évidente, mais qui est loin de l'être dans les faits.


Conformément aux dispositions de l'article 65 du décret de 1967, la convocation d'Assemblée générale est adressée par le syndic "au dernier domicile ou à la dernière adresse" indiquée au syndic par le copropriétaire. Il s'agit donc par défaut de l'adresse notifiée par le Notaire lors de l'acquisition du lot de copropriété, ou de l'adresse indiquée par la suite au syndic par le copropriétaire. Pour des raisons de preuve, le syndic exige une notification écrite de tout changement d'adresse pour les communications adressées à un copropriétaire. En effet, ce dernier devra en cas de litige démontrer avoir enregistré la dernière adresse fournie par le copropriétaire.


Comment notifier la convocation en cas d'indivision ou de démembrement de propriété (nu-propriétaire, usufruitier) ? L'article 23 de la loi du 10 juillet 1965 dispose clairement qu'il ne peut y avoir qu'une seule convocation, adressée au mandataire commun désigné par l'indivision. Par défaut, le nu-propriétaire est le seul titulaire des droits du lot donc notifié pour l'Assemblée, mais un accord contraire peut être transmis au syndic. Dans le cas d'une pluralité de nu-propriétaires, il devra alors être procédé à la désignation d'un mandataire commun au même titre qu'une indivision. En cas d'absence de mandataire commun officiellement désigné et de litige, ce dernier devra être désigné par le tribunal judiciaire saisi par l'un des intéressés ou le syndic (les frais de la procédure étant alors supportés par ces derniers).


Que doit contenir la Convocation ?


La convocation d'Assemblée générale doit contenir plusieurs mentions impératives explicites:

  • Le lieu, la date et l'heure de la réunion (nous recommandons vivement dans le cas d'un digicode permettant d'accéder au lieu de tenue de l'Assemblée générale, de le faire figurer sur la convocation, à défaut un copropriétaire pourrait faire constater le jour J par voie d'huissier son impossibilité d'accès). Attention, sauf mention contraire du règlement de copropriété ou décision contraire en Assemblée générale, la séance doit se tenir dans la même commune que l'immeuble sous peine de nullité (CA Paris, 23.5.2012, n° 11/02275). La date est libre, et la séance peut se tenir n'importe quel jour (y compris le week-end ou jours fériés) sauf mention contraire du règlement de copropriété, et sous réserve des horaires/jours d'ouverture et tarifications spécifiques du syndic professionnel.

  • L'ordre du jour détaillé précisant les questions soumises à délibération. Attention à bien détailler et préciser le sens des résolutions, au risque de voir la résolution trop imprécise valablement contestée et annulée par les juridictions (C. cass., civ. 3e, 17.12.1997, n° 96-13178): "la cour d'appel a exactement retenu qu'il n'était pas possible à une assemblée générale de prendre des décisions à l'occasion de l'examen de questions trop imprécises ou équivoques dont le détail n'a pas été énoncé à l'ordre du jour"

  • Les modes de consultation des justificatifs des charges de copropriété avant la tenue de l'Assemblée générale

En outre, la convocation doit contenir conformément à l'article 11 du décret de 1967 un certain nombre de documents impérativement annexés à la convocation (1) ou facultativement transmis à titre informatif (2), et dont le détail varie selon l'ordre du jour (annexes comptables, relevé général des dépenses, devis etc). Ces documents peuvent être transmis séparément de la convocation en elle-même mais doivent être adressés au plus tard en même temps que celle-ci.


Enfin, la convocation doit comporter un formulaire de vote par correspondance conforme au modèle défini par l'arrêté du 2 juillet 2020, comme cela est prévu désormais par l'art. 17-1 A de la loi de 1965.


Qui peut convoquer une Assemblée générale ?


L'Assemblée générale est convoquée a minima 1 fois par an par le syndic dans le cadre d'une assemblée générale ordinaire devant notamment se prononcer sur l'approbation des comptes annuels et du budget, indispensables au bon fonctionnement de la copropriété et au recouvrement éventuel des charges impayées (rappelons qu'un budget non voté est de fait non exigible et ne peut donc permettre au syndic d'engager les voies contentieuses en cas d'impayés de charges). Cette assemblée générale ordinaire est convoquée dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable.


En outre, le Conseil syndical ou tout copropriétaire (ou groupe de copropriétaires) représentant au moins 25% des tantièmes (sauf mention contraire du règlement de copropriété) peut demander par courrier recommandé au syndic la convocation d'une Assemblée générale spéciale (notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche).


En dehors de l'assemblée générale ordinaire, tout copropriétaire peut demander la convocation d'une Assemblée générale spéciale, à ses frais exclusifs. L'ordre du jour ne comporte alors que le ou les points souhaités par le copropriétaire requérant (outre naturellement la désignation du bureau de séance, impératif pour la validité de la séance et de son Procès-verbal). Le syndic doit alors dans les 15 jours suivant la demande informer le copropriétaire des frais engendrés, et 45 jours pour convoquer et tenir l'assemblée générale spéciale, une fois les frais en question réglés. Il est possible de se regrouper à plusieurs copropriétaires pour solliciter une Assemblée générale spéciale. Dans ce cas, à défaut de répartition des frais notifiée au syndic, les frais sont réputés être répartis à parts égales.


Lorsque le syndic reçoit une demande de convocation d'assemblée générale extraordinaire par courrier RAR, il dispose alors de 8 jours pour répondre favorablement et procéder à la convocation. En cas contraire (absence de réponse ou refus), le ou les copropriétaires demandeurs doivent alors adresser une mise en demeure (attention au respect du formalisme !) au syndic de convoquer. A défaut de réponse favorable sous huitaine, le Président du Conseil syndical peut alors convoquer lui-même face à la défaillance du syndic. En cas de refus d'obtempérer ou défaillance du Président du Conseil syndical, tout copropriétaire bénéficie alors à son tour de la faculté de procéder à la convocation d'une Assemblée générale extraordinaire, tout en respectant les dispositions de l'article 50 du décret du 17 mars 1967.


Le syndic dispose de huit jours pour répondre à la demande d’organisation d’une assemblée générale extraordinaire suite à la réception de la lettre recommandée avec avis de réception (LRAR). Si le syndic ne répond pas ou s’il répond négativement, les demandeurs peuvent le mettre en demeure par LRAR. Si le syndic ne répond pas dans un délai de huit jours à compter de la réception de la mise en demeure, le président du conseil syndical pourra valablement convoquer l’assemblée générale extraordinaire. Dans le cas où le président du conseil syndical n’obtempère pas non plus, les demandeurs pourront le mettre en demeure par LRAR. Si la mise en demeure reste infructueuse pendant huit jours, tout copropriétaire pourra alors saisir en référé le tribunal de grande instance aux fins de mandater un copropriétaire ou un mandataire de procéder à la convocation de l’assemblée générale extraordinaire (article 50 du décret n°67-223 du 17 mars 1967). Si le syndic défaillant refuse de transmettre la feuille de présence ou a minima la liste des adresses connues pour chaque copropriétaire permettant d'adresser valablement les convocations, il est possible de saisir le tribunal de grande instance en référé. Celui-ci pourra alors contraindre le syndic de communiquer ces éléments indispensables sous astreinte.


Nous arrivons au terme de cet article que nous avons souhaité le plus complet possible. Nous espérons que, bien qu'il soit un peu plus long que d'habitude, vous ait permis de mieux appréhender la réglementation en vigueur et de vous aider éventuellement dans votre situation.

Si vous avez la moindre question ou souhaitez bénéficier d'un accompagnement pour la rédaction de votre Convocation d'Assemblée générale, n'hésitez pas à contacter nos équipes qui se feront un plaisir de revenir rapidement vers vous.



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