En tant que copropriétaire et pour la bonne gestion de son ou ses lot(s), il est essentiel de comprendre le décompte annuel des charges de copropriété et de savoir le lire. Ce document transmis chaque année par le syndic permet en effet de faire le point des charges réellement payées et dues au titre d'un exercice écoule, et dont les comptes ont été arrêtés et approuvés en Assemblée générale.
Indispensable notamment à la rédaction du Pré-état daté, le décompte annuel de charges (ou régularisation individuelle annuelle de charges, ou bilan annuel des charges) est un élément clé pour tout copropriétaire.
Qu'est-ce que le décompte annuel des charges de copropriété ?
Le décompte annuel des charges de copropriété est un document établi chaque année par le syndic de copropriété. Il récapitule l'ensemble des dépenses engagées pour la gestion et l'entretien de l'immeuble au cours de l'année écoulée ainsi que la quote part provisionnée dans le cadre des appels de provisions de charges trimestrielles suivant budget voté en année N-1 et le montant réellement dû pour cette même quote part au titre des dépenses arrêtées.
Ces dépenses engagées par la copropriété peuvent inclure des frais tels que les charges d'entretien, les frais de gestion, les dépenses liées aux services collectifs (comme l'ascenseur ou le chauffage), les assurances, les honoraires du syndic, etc. Il s'agit dans ce cas du décompte annuel des charges courantes. En parallèle, le syndic établir également un décompte des charges annuelles exceptionnelles hors budget courant (travaux votés en Assemblée générale et ratifiés donc soldés, et que vous retrouvez sur les annexes comptables 4 et 5 jointes à votre dernière convocation d'Assemblée générale).
Comment est-il calculé ?
Le décompte annuel des charges de copropriété est calculé en fonction des quotes-parts détenues par chaque copropriétaire. Ces quotes-parts sont généralement déterminées en fonction de la superficie relative des lots de copropriété, mais peuvent également être basées sur d'autres critères spécifiés dans le règlement de copropriété.
Une fois que toutes les dépenses ont été répertoriées et que les quotes-parts de chaque copropriétaire ont été établies, le montant total des charges est réparti entre les copropriétaires à hauteur de leurs tantièmes respectifs sur les différentes clés de répartition.
Comment vérifier votre décompte annuel de charges ?
Lorsque vous recevez votre décompte annuel des charges de copropriété, il est important de le vérifier attentivement pour vous assurer de sa conformité et de l'exactitude des informations qui y sont fournies. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de votre vérification :
Cohérence de la date d'exercice comptable: Cela peut sembler évident, mais vérifiez en premier lieu que le document vous concerne (il doit être édité à votre nom ou celui de votre société propriétaire du/des lot(s) de copropriété), et qu'il concerne bien l'exercice comptable approuvé et arrêté;
Cohérence de votre quote part avec vos tantièmes: vérifiez que le total des tantièmes pour tous vos lots (1) corresponde bien au montant qui vous est imputé (4) par rapport à la base de calcul commune sur chaque clé de répartition (3).
Cohérence des montants totaux des dépenses sur chaque clé de répartition (2) avec les comptes approuvés en Assemblée générale, et en particulier avec le relevé général des dépenses annexé à la dernière convocation
Montant des provisions sur charges versées au titre de l'exercice clôturé: vérifiez comme sur l'illustration suivante que le montant reporté au titre des montants versés en provision sur charges corresponde exactement au montant total de vos versements, et dès lors que votre solde total débiteur ou créditeur sur la régularisation annuelle est conforme au delta entre le montant total que vous avez versé au titre du budget voté chaque trimestre, et le montant total arrêté sur charges approuvées en AG.
Que faire en cas de contestation ?
La très grande majorité des syndics professionnels présentent une comptabilité sérieuse. Mais nul n'est à l'abri d'une erreur ! Aussi, si vous constatez des erreurs ou des irrégularités dans votre décompte annuel des charges de copropriété, vous pouvez en informer votre syndic et contester ces éléments. Il est recommandé de le faire par écrit et de fournir toutes les preuves nécessaires pour étayer votre réclamation. Si vous n'obtenez pas satisfaction auprès du syndic, vous pouvez également saisir le conseil syndical ou, en dernier recours, le tribunal judiciaire.
Je suis Acquéreur : que dois-je regarder ?
Le plus important est de regarder si le budget annuel a plutôt tendance a être respecté donc si les charges de copropriété sont maîtrisées. Attention, une importante régularisation débitrice ne veut pas pour autant dire que la situation n'est pas saine pour autant: une analyse au cas par cas est nécessaire car de nombreux factures peuvent expliquer une telle régularisation: imputation d'une régularisation de consommation d'eau privative sur compteur, travaux exceptionnels imprévus et ponctuels etc.
Les deux derniers décomptes de charges annuelles peuvent être consultés par l'acquéreur. Mais les informations clés figurent d'ores et déjà sur le Pré-état daté avec le bilan annuel des charges courantes et exceptionnelles arrêtées sur les 2 derniers exercices, ce qui permet à l'acquéreur de se faire une bonne idée de la situation financière et comptable de la copropriété.
Vous avez un doute, souhaitez une vérification approfondie ou une explication particulière sur votre régularisation annuelle de charges ou les comptes de votre copropriété ? N'hésitez pas à solliciter une consultation par nos équipes spécialisées.
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