Pré-état daté ou état daté : quelles différences ?

Comprendre deux documents souvent confondus

La vente d’un lot de copropriété nécessite de réunir plusieurs documents obligatoires destinés à informer l’acquéreur sur l’état financier du vendeur, la santé de la copropriété et les éventuelles charges à venir. Parmi ces documents, deux notions reviennent systématiquement : le pré-état daté et l’état daté. Souvent confondus, parfois mal compris, ils sont pourtant très différents dans leur conception, leur utilité et leur impact sur la transaction immobilière. Savoir les distinguer est essentiel pour éviter les retards, les refus de notaires, les contestations ou les litiges entre vendeur et acquéreur.

Le pré-état daté intervient en général au début du processus de vente. Il est demandé par l’acquéreur ou par l’agent immobilier avant de signer un compromis, car il permet de visualiser de manière synthétique la situation financière du vendeur vis-à-vis du syndicat des copropriétaires, ainsi que les éléments structurels essentiels concernant la copropriété.

Ce document issu de la pratique notariale contient des informations obligatoires dans le cadre de la purge du délai de rétractation de l'acquéreur (loi SRTU) et des dispositions de la loi ALUR, mais sa forme n'est pas définie légalement de manière stricte et son prix n'est pas plafonné légalement. Le syndic n’est pas obligé de le produire et, lorsqu’il le fait, il ne peut pas facturer librement comme il l’entend, sur devis accepté. Le vendeur peut donc le créer lui-même ou passer par un prestataire spécialisé, à condition de s’appuyer sur des documents fiables tels que les derniers appels de charges, le dernier procès-verbal d’assemblée générale ou encore l’état du fonds de travaux.

Ce document fait donc office de première photographie générale. Il englobe le montant des charges courantes liées au lot, les éventuels impayés du vendeur, les travaux votés mais non encore appelés, les situations d’endettement de la copropriété, et parfois même l’historique des décisions majeures votées en assemblée générale. Sa fonction est informatrice : il permet à l’acquéreur de mesurer l’engagement financier réel auquel il devra faire face en intégrant la copropriété.

En revanche, l’état daté représente un document officiel, obligatoire et strictement normé, produit uniquement par le syndic (professionnel ou bénévole). Il intervient en toute fin de processus, juste avant la signature de l’acte authentique chez le notaire. Celui-ci ne peut pas finaliser la vente sans disposer de l’état daté, car ce document lui est indispensable pour faire le bilan financier du vendeur et calculer précisément les sommes encore dues au syndicat des copropriétaires. Le montant facturé pour l’état daté est encadré par un plafond légal, fixé par décret, ce qui signifie que le syndic ne peut pas facturer au-delà de ce montant.

L’état daté détaille plusieurs informations cruciales : les sommes exigibles dues par le vendeur, les provisions non encore appelées mais déjà votées, les avances constituées et récupérables, les éventuelles dettes en contentieux, ainsi que les créances du vendeur que l’acquéreur devra rembourser. Il est donc un tableau comptable précis et opposable. Si des erreurs apparaissent, c’est la responsabilité du syndic qui peut être engagée, car ce document possède un caractère officiel.

L’un des pièges les plus fréquents chez les vendeurs est de croire que le pré-état daté est une version simplifiée de l’état daté, et que produire l’un revient à anticiper l’autre. En réalité, ils n’ont pas la même utilité et n’interviennent pas au même moment. Le pré-état daté vise à informer et rassurer l’acquéreur avant son engagement contractuel. L’état daté permet au notaire de régler les comptes entre les parties, en toute transparence.

Deux documents complémentaires mais jamais interchangeables

Les acquéreurs ou agents immobiliers demandent de plus en plus tôt le pré-état daté pour éviter les mauvaises surprises et mesurer les risques financiers. Par exemple, une copropriété affichant des impayés importants, un fonds de travaux quasi inexistant ou des travaux lourds votés mais non encore appelés peut rapidement refroidir un acquéreur. De même, un vendeur ayant accumulé des impayés peut voir sa vente ralentir ou être renégociée.

Un autre enjeu de taille concerne le contenu informatif des deux documents. Là où le pré-état daté s’appuie sur des éléments généraux et informatifs, l’état daté fournit des chiffres exacts au jour de la signature. Si ces chiffres ne sont pas fiables, les conséquences peuvent être lourdes : notifications rectificatives, retard dans le déblocage des fonds, renégociation en urgence, voire mise en cause de la responsabilité du syndic. Le caractère officieux du pré-état daté permet un certain degré de flexibilité, mais celui-ci doit rester rigoureusement fidèle aux documents disponibles pour éviter tout reproche ultérieur.

Un bon pré-état daté doit évoquer les charges courantes, le montant du fonds de travaux, les impayés, les éventuels litiges en cours, les décisions votées et les travaux prévus. Il doit permettre de comprendre si le vendeur est à jour de ses paiements et si la copropriété présente des risques financiers. Il doit aussi rappeler que les informations fournies sont susceptibles d’évoluer, notamment entre le compromis et l’acte définitif.

Un bon état daté, lui, doit fournir un détail monétaire clair, chiffré, exact et actualisé. Le notaire se basera exclusivement sur ce document, et aucune autre source ne sera acceptée pour établir la répartition entre vendeur et acquéreur. Il s’agit donc d’un document de synthèse, mais à forte portée financière et juridique.

Même si l’on privilégie un texte sans liste, un rappel synthétique peut être utile :

• Le pré-état daté est informatif, facultatif, non encadré, et destiné au compromis.

• L’état daté est obligatoire, officiel, tarifé et destiné à l’acte authentique.

• Le pré-état daté éclaire la décision de l’acquéreur.

• L’état daté clôture la transaction et sécurise les comptes.

Ces différences montrent que les deux documents ne se concurrencent pas : ils se complètent. L’un prépare le terrain, l’autre acte la réalité financière. Ils sont les deux piliers d'une transaction immobilière transparente, sécurisée et conforme aux exigences légales.

A retenir

Le pré-état daté et l’état daté ne poursuivent pas la même finalité. Le premier accompagne la mise en vente et informe l’acquéreur, tandis que le second est indispensable pour la signature définitive et la répartition précise des charges. Confondre les deux peut entraîner des retards ou des litiges. Bien comprendre leur rôle permet d’éviter les blocages, de rassurer l’acquéreur et de garantir une transaction fluide.

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