Si la question ne pose généralement aucun problème avec de nombreux syndics professionnels, il arrive malgré tout régulièrement que nous soyons interrogés sur la question de savoir si le syndic est en droit de refuser la communication d'une feuille de présence à un ou plusieurs copropriétaires, notamment au titre du Règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD).
Que dit la loi ?
Les articles 17 et 33 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis prévoient une obligation pour le syndic de délivrer la feuille de présence à tout copropriétaire qui en fait la demande. En effet, l'article 17 prévoit que la feuille de présence est annexée au procès-verbal de l'Assemblée générale, tandis que l'article 33 susvisé dispose que "[le syndic] délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux."
Ceci, sans que le syndic ne puisse se faire juge de l'utilité ou de la légitimité de la demande du ou des copropriétaire(s) demandeur(s), ou encore se prévaloir de l'expiration du délai de contestation de l'Assemblée générale (Cour de cassation, civ 3, 18 décembre 2001, 00-14.110 et 28 février 2006, 05-12.992).
Le RGPD peut-il être invoqué pour faire obstacle ?
Non. Le syndic ne peut s'appuyer sur le respect de la vie privée ou du RGPD (Règlement européen relatif à la protection des données) pour refuser la communication de la feuille de présence, comme l'a par exemple confirmé la Cour d'Appel de Chambéry dans un arrêt du 24 avril 2008 (SAS Urbania Tarentaise c/ SCI E. Edelweiss), position maintes fois confirmée depuis par la jurisprudence.
Une position également confirmée par la réponse ministérielle du 1/10/2020. Celle-ci précise d'ailleurs que l'accès aux données personnelles effectivement contenues dans la feuille de présence étant limité aux seuls copropriétaires intéressés par les informations qu'elle contient, "lesquelles sont nécessaires à l'exercice de droits qui leur sont conférés par le statut de la copropriété, il en résulte que les données à caractère personnel accessibles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément au principe de minimisation des données posé par le c) de l'article 5 du RGPD".
Dès lors, tout copropriétaire est en droit de demander à pouvoir consulter la feuille de présence pendant l'Assemblée générale, ou encore en demander une copie certifiée conforme à l'originale par la suite, ceci sans limite de durée ni contradiction avec les dispositions issues du RGPD européen.
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